Regulations index

Procedura de aplicare

Apelul de aplicare va fi publicat pe site-ul central al ITP, pe site-ul MOB, precum și pe aviziere. Platforma MOB va conține numele instituțiilor de gazdă și numărul locurilor disponibile în cadrul acestora, condițiile de aplicare, documentele necesare și data limită pentru depunerea cererilor.

Dosarul de aplicare pentru bursă de studiu sau de formare va conține următoarele documente:

1. Fișa candidatului: cerere de aplicare online prin platforma MOB, care va include și declarația că studentul nu a epuizat limitele de finanțare care îi pot fi alocate prin programul Erasmus+.
2. Situația școlară: document încărcat pe platforma MOB, care conține anul la care este înscris studentul, precum și media studiilor pentru ultimul semestru finalizat.
3. Curriculum Vitae: încărcat pe platforma MOB. Se încarcă în format digitalizat documente care atestă participarea studentului la activități științifice (ex. participare la conferințe științifice studențești sau concursuri academice, prima și ultima pagină a publicațiilor, sau alte adeverințe referitoare la activitățile profesionale). Se încarcă în format digital adeverințe referitoare la activități sociale (ex. voluntariat, participare la diferite activități Erasmus, activități efectuate în scopul universității etc.).
4. Scrisoare de intenție: un document de max. 2000 de caractere în limba în care își va desfășura mobilitatea de studiu în străinătate.
5. Scrisoare de recomandare din partea coordonatorului specializării, dacă este solicitată de către Comisia de Mobilitate.
6. Versiunea scanată a cărții de identitate valabile (încărcată pe platforma MOB).
7. Certificat de competență lingvistică, cel puțin nivel mediu (B1), pentru limba în care își va desfășura studiile. Nu se solicită certificatul de competență lingvistică în cazul în care studentul aplică la o universitate, unde limba de predare este limba maternă a studentului. În cazul în care studentul nu dispune de un certificat de competență lingvistică, decanul facultății va lua măsurile necesare pentru evaluarea studentului.

Condițiile de aplicare pentru bursă de studiu sau de formare

Candidatul trebuie să îndeplinească următoarele condiții de aplicare la ‏bursa de studiu sau de formare (plasament):

1. Are statut de student activ, adică în semestrul în care își va efectua mobilitatea, s-a înscris înregistrându-se în sistemul Neptun și și-a încheiat Contractul de studiu pentru acel semestru. (Studenții aflați în anul de prelungire nu pot participa la bursă de mobilitate.)
2. Și-a îndeplinit în totalitate obligațiile de studii (număr credite realizate) și a absolvit cel puțin două semestre înaintea perioadei de a aplica la bursă.
3. Este cetățean român sau cetățean UE care posedă certificatul de înregistrare respectiv de reședință valabilă pe teritoriul României.
4. Cunoaște la nivel mediu limba în care dorește să studieze / să efectueze stagiul de practică.
5. Programa de studiu planificată în străinătate este compatibilă cu planul de învățământ al specializării studentului (studiile nu se pot prelungi din cauza bursei).
6. Nu a depășit termenul maxim de mobilitate. În cazul mobilităților de studii, studentul nu a depășit termenul maxim de două semestre, respectiv 12 luni, pentru oricare dintre bursele din cadrul programelor de mobilitate de studii. În cazul mobilităților de plasament, studentul nu a depășit termenul maxim de 12 luni pentru oricare dintre bursele de tip formare din cadrul programelor de mobilitate.
7. Îndeplinește condițiile de aplicare stabilite de Comisia de Mobilitate (CM).
8. Cazurile excepționale vor fi ... de Consiliul Facultății.

Documente de bază

1. Acordul de studiu / Learning Agreement: Este un document oficial încheiat între cele trei părți, care conține pe de o parte programa de studiu planificată a studentului, cu titlurile și codurile disciplinelor pe care studentul le va studia în instituția de învățământ din străinătate, respectiv valoarea creditelor estimate. Documentul este elaborat de către student împreună cu coordonatorul de mobilitate. Acordul de studiu este generat prin platforma de administrare a mobilității, este semnat de către student și de coordonatorul de mobilitate atât de la instituția de origine cât și de la instituția de gazdă, certificând astfel că programa de studiu sau de practică din străinătate se încadrează în planul de învățământ al studentului. În cazul în care acest document, din motive obiective, nu poate fi elaborat înainte de plecare, originalul documentului va fi trimis coordonatorului de mobilitate al ITP în termen de două săptămâni de la plecarea studentului.
2. Schimbări la Acordul de Studii (Changes to Original Proposed Learning Agreement): se completează în cazul în care disciplinele enumerate în Acordul de Studiu sus menționat se modifică. În acest caz documentul se generează în format electronic pe platforma de administrare a mobilității și se semnează în aceeași manieră ca și Acordul de Studiu, și trebuie predat coordonatorului de mobilitate al ITP în termen de o lună de la plecare.
3. Situația școlară (Transcript of Records): este un document oficial, care cuprinde disciplinele studiate de către studentul bursier la universitatea gazdă, precum și nota obținută la disciplinele, respectiv creditul ECTS al disciplinei. După încheierea studiilor, studentul va completa acest document și îl va da la semnare coordonatorului de mobilitate responsabil de la instituția gazdă (sau persoanei autorizate în acest sens la instituția parteneră din străinătate). Documentul cu datele corespunzătoare va fi emis și autentificat de către biroul competent. Documentul cuprinde datele studentului, datele instituției de origine și datele instituției gazdă, codurile, denumirea și durata disciplinelor studiate, notele și creditele ECTS. Documentul va fi încărcat pe platforma de administrare a mobilității de către student în termen de 10 zile după terminarea mobilității.
4. Acordul de formare / Traineeship agreement: este un document oficial care cuprinde programa formării planificate a studentului Erasmus+. Documentul este generat prin platforma de administrare a mobilității și va fi semnat atât de către coordonatorul instituțional de mobilitate de la universitatea de origine cât și de către persoana împuternicită de la instituția gazdă, certificând astfel că programa de formare plănuită în străinătate se încadrează în planul de învățământ al studentului. În cazul în care documentul nu se elaborează înainte de plecare, acesta va fi trimis coordonatorului de mobilitate ITP în termen de două săptămâni de la plecarea studentului.
5. Contractul de finanțare / Grant agreement: Este un document oficial încheiat între student și ITP. Documentul este generat prin platforma de administrare a mobilității și va conține date privind instituția gazdă unde studentul își va continua studiile sau își va desfășura stagiul de formare, suma grantului precum și sistemul de îndeplinire a condițiilor contractuale și durata acestuia. Acest document se încheie cel târziu în termen de 15 zile lucrătoare înainte de plecare, în două exemplare. Documentul va fi semnat de către student, rectorul ITP, directorul general administrativ și coordonatorul de mobilitate. Bursa va fi virată pe baza acestui document, dar nu mai devreme de 10 zile înaintea plecării.
6. Adeverința de înmatriculare / Invitație / Enrollment Certificate / Invitation: este un document care certifică faptul că studentul s-a înregistrat la instituția parteneră. Din partea instituției gazdă va fi semnat de către coordonatorul de mobilitate al instituției, sau în cazul stagiului de formare de către coordonatorul care răspunde de practică. Documentul va fi trimis cel târziu cu două săptămâni după plecarea studentului coordonatorului de mobilitate al ITP și va fi încărcat pe platforma de administrare a mobilității.
7. Dovada participării la mobilitate / Attendance Certificate: este un document prin care instituția gazdă certifică faptul că studentul bursier a efectuat exact perioada de studiu pentru care a obținut grantul. Documentul va include și durata deplasării (data sosirii și plecării). Documentul se va încărca în termen de 10 zile după întoarcere pe platforma de administrare a mobilității.
8. Raport personal / Personal report: raport detaliat, eventual ilustrat, de max. 2000 caractere privind experiențele din străinătate. Se va completa în termen de 10 zile lucrătoare de la întoarcere.
9. Raport final / Final Report Form: formular tip online pentru mobilitățile Erasmus+, un raport întocmit în limba engleză, privind experiențele din străinătate, pentru ANPCDEFP (prestatorul bursei Erasmus+). Se va completa în termen de 10 zile lucrătoare de la întoarcere.

Bursele de mobilitate Erasmus+ și Makovecz se acordă pe bază de concurs. Institutul Teologic Protestant din Cluj-Napoca (ITP) anunță din timp concursul în scopul participării studenților la programele de mobilitate.

Dispoziții generale

Scopul burselor de mobilitate Erasmus+ și Makovecz este sprijinirea activităților studențești legate de studii și de practică profesională într-un cadru internațional.

Prezentul regulament a fost dezbătut și aprobat de către Senatul ITP în data de 09.10.2021.

Principalele atribuții si responsabilități ale personalului de întreținere sunt:

1. să intervină la remedierea oricăror defecțiuni sau funcționare defectuoasă a instalațiilor, echipamentelor și clădirilor din ITP;
2. să ia masuri pentru asigurarea materialelor necesare executării lucrărilor specifice;
3. să întocmească situațiile de lucrări precum și extrasul de materiale necesare;
4. să sesizeze conducerea în caz de avarii sau lucrări care nu pot fi executate de către atelierul întreținere;
5. să verifice zilnic buna funcționare a obiectivelor care le aparțin;
6. săparticipelarecepțialucrărilorexecutatedecătrefirmelecareauexecutatlucrăriîn cadrul ITP;
7. să intervină în caz de avarii la instalațiile electrice și sanitare;
8. să execute lucrări de mică anvergură, de natura reparațiilor curente, mo-dernizărilor și igienizărilor și răspund de urmărirea și verificarea încadră-rii cantitative a materialelor folosite la lucrare.

Sarcinile directorului general administrativ sunt:

1. organizează, coordonează și controlează întreaga activitate economică, financiară, administrativă și tehnică a ITP;
2. întocmeşte şi înaintează Senatului spre aprobare regulamentul activității economice și financiare;
3. reprezintă ITP pe linie economică și financiară în raport cu alte instituții;
4. asigură respectarea dispoziţiilor legale în activitatea economică și financiară;
5. întocmeşte și înaintează spre avizare Comisiei Economice, respectiv Consiliului de Administrație proiectul bugetului anual de venituri și cheltuieli, pentru a fi aprobat prin hotărârea Senatului;
6. controlează executarea bugetului de venituri și cheltuieli aprobat de Senat;
7. prezintă în fața Senatului raportul anual asupra execuției bugetare;
8. coordonează activitatea investițională și de gestionare a patrimoniului ITP;
9. întocmește și înaintează spre aprobare Rectorului și Senatului propuneri de îmbunătățire a activității economice și financiare;
10. pregătește fișa postului pentru angajații din unitățile subordonate.

Serviciul financiar contabilitate

Obiectivul principal de activitate îl constituie asigurarea organizării și desfășurării activității financiar-contabile a ITP, în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare. În activitatea sa, serviciul financiar-contabil colaborează cu Rectorul, Decanul, cu celelalte compartimente funcționale ale ITP.

Atribuțiile financiar-bugetare sunt următoarele:

1. efectuarea de analize economice și formularea propunerilor în vederea fundamentării și elaborării proiectului bugetului anual de venituri și cheltuieli;
2. asistarea directorului general administrativ în întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli;
3. după aprobarea bugetului anual, informarea asupra indicatorilor aprobați prin buget;
4. efectuarea de analize economice și formularea propunerilor în vederea eficientizării activității;
5. realizarea analizei periodice a utilizării mijloacelor circulante;
6. propunerea organizării întocmirii lucrărilor de planificare a plăților și cheltuielilor pentru activitatea bugetară;
7. asumarea răspunderii privind utilizarea creditelor bugetare în limita sumelor prevederilor și destinațiilor aprobate pentru cheltuieli, în strictă concordanță cu clasificația bugetară (pe capitole: cheltuieli de personal, cheltuieli materiale, transferuri, cheltuieli de capital și în cadrul capitolelor, pe articole);
8. virarea la termen și în cuantumul prevăzut de lege a sumelor ce constituie obligații față de bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat și bugetul asigurărilor sociale de sănătate, casele de pensii ale bisericilor susținătoare, precum și a obligațiilor față de alte persoane juridice sau fizice; întocmirea și trimiterea raportărilor lunare specifice, pentru certificarea acestor obligații;
9. urmărirea folosirii veniturilor din sponsorizări, donații conform devizelor și destinațiilor aprobate;
10. urmărirea și verificarea plăților și a încasărilor derulate prin casă și prin conturile ITP, în conformitate cu documentele justificative, precum și urmărirea disponibilului din conturile deschise de ITP;
11. întocmirea ordinelor de plată;
12. întocmireasituațiilorsolicitatedecătrefinanțatori,respectivdeorganeledecontrol financiar;
13. îndeplinirea oricăror altor atribuții dispuse de conducerea ITP, cu caracter economico-financiar.

Prezentul regulament intră în vigoare la data aprobării de către Senatul ITP, 28.07.2014.

Dispoziții finale

Respectarea prevederilor prezentului Regulament de organizare și funcționare, completat cu atribuțiile și sarcinile prevăzute în fișa postului, constituie sarcină deserviciu pentru tot personalul din cadrul Compartimentului Administrativ-Economic.

Structurile din componența Compartimentului Administrativ-Economic pot întocmi, în funcție de necesități și de prevederile legislației în vigoare ,reglementări proprii de funcționare, mai detaliate, reglementări care nu contravin prezentului regulament.

Atelierul întreținere are ca obiect principal de activitate executarea lucrărilor de întreținere și reparații curente la imobilele, echipamentele și instalațiile aflate în administrarea ITP.

Obiectivele de investiții, consolidări, reabilitări sau reparații gestionate de ITP ce intră în aria de activitate a Serviciului tehnic sunt: imobilele din patrimoniul ITP și instalațiile ce deservesc funcționarea lor, spațiile de învățământ, spațiile de cazare, cantină și restul spațiilor existente, pentru buna deservire a activităților din ITP.

Serviciul tehnic, întreținere, reparații, curățenie este subordonat directorului general administrativ.

Personalul responsabil pentru activitatea de pază are următoarele atribuții:

1. în timpul serviciului, personalul de pază este obligat să respecte consemnul general care cuprinde totalitatea îndatoririlor si acțiunilor;
2. să execute serviciul prin supraveghere, ascultare, observare, patrulare;
3. să cunoască locurile și punctele vulnerabile din perimetrul posturilor pentru a preveni producerea oricăror fapte de natură să aducă prejudicii ITP;
4. să păzească postul, bunurile și valorile nominalizate în consemnul particular și să asigure integritatea acestora;
5. să permită accesul în perimetrul postului păzit numai în conformitate cu reglementările legale și cele interne;
6. să oprească și să legitimeze persoanele care săvârșesc infracțiuni sau alte fapte ilicite în obiectivul păzit, pe cele care încalcă normele interne stabilite prin regulamente proprii iar în cazul infracțiunilor flagrante, să oprească și să predea poliției pe făptuitori, bunurile sau valorile care fac obiectul infracțiunii, luând măsuri pentru paza ori conservarea lor;
7. să înștiințeze șeful ierarhic și conducere aI TP despre producerea oricărui eveniment deosebit produs pe timpul executării serviciului și măsurile luate;
8. în caz de avarii produse la instalații, conducte, rețele electrice sau telefonice, si în orice alte împrejurări care sunt de natură să producă pagube, să aducă la cunoștința celor în drept asemenea evenimente și să ia primele măsuri de limitarea consecințelor evenimentului.

Serviciul tehnic-administrativ

Acestserviciuarecadomeniudeactivitateatribuțiilogistice,activitateadepază,îngrijirea patrimoniului (serviciul tehnic, întreținere, reparații). Activitatea de pază este organizată și condusă de directorul general administrativ. Acesta întocmește planurile de pază pentru posturile din cadrul ITP. Această activitate este destinată asigurării pazei obiectivelor din cadrul ITP și respectării ordinii interioare în limitele intervalelor de timp specifice fiecărui post.

Centrul de informatică

Centrul de Informatică asigură personalului și studenților ITP accesul la informații. Asigură întregului personal pregătirea corespunzătoare necesară folosirii cu randament și la capacitate maximă a posibilităților oferite de sistemul informatic. Conducătorul Centrului de Informatică al ITP este administratorul de sistem.