Regulamentul de mobilitate studențească pentru programele Erasmus+ și Makovecz

Bursele de mobilitate Erasmus+ și Makovecz se acordă pe bază de concurs. Institutul Teologic Protestant din Cluj-Napoca (ITP) anunță din timp concursul în scopul participării studenților la programele de mobilitate.

Documente de bază

1. Acordul de studiu / Learning Agreement: Este un document oficial încheiat între cele trei părți, care conține pe de o parte programa de studiu planificată a studentului, cu titlurile și codurile disciplinelor pe care studentul le va studia în instituția de învățământ din străinătate, respectiv valoarea creditelor estimate. Documentul este elaborat de către student împreună cu coordonatorul de mobilitate. Acordul de studiu este generat prin platforma de administrare a mobilității, este semnat de către student și de coordonatorul de mobilitate atât de la instituția de origine cât și de la instituția de gazdă, certificând astfel că programa de studiu sau de practică din străinătate se încadrează în planul de învățământ al studentului. În cazul în care acest document, din motive obiective, nu poate fi elaborat înainte de plecare, originalul documentului va fi trimis coordonatorului de mobilitate al ITP în termen de două săptămâni de la plecarea studentului.
2. Schimbări la Acordul de Studii (Changes to Original Proposed Learning Agreement): se completează în cazul în care disciplinele enumerate în Acordul de Studiu sus menționat se modifică. În acest caz documentul se generează în format electronic pe platforma de administrare a mobilității și se semnează în aceeași manieră ca și Acordul de Studiu, și trebuie predat coordonatorului de mobilitate al ITP în termen de o lună de la plecare.
3. Situația școlară (Transcript of Records): este un document oficial, care cuprinde disciplinele studiate de către studentul bursier la universitatea gazdă, precum și nota obținută la disciplinele, respectiv creditul ECTS al disciplinei. După încheierea studiilor, studentul va completa acest document și îl va da la semnare coordonatorului de mobilitate responsabil de la instituția gazdă (sau persoanei autorizate în acest sens la instituția parteneră din străinătate). Documentul cu datele corespunzătoare va fi emis și autentificat de către biroul competent. Documentul cuprinde datele studentului, datele instituției de origine și datele instituției gazdă, codurile, denumirea și durata disciplinelor studiate, notele și creditele ECTS. Documentul va fi încărcat pe platforma de administrare a mobilității de către student în termen de 10 zile după terminarea mobilității.
4. Acordul de formare / Traineeship agreement: este un document oficial care cuprinde programa formării planificate a studentului Erasmus+. Documentul este generat prin platforma de administrare a mobilității și va fi semnat atât de către coordonatorul instituțional de mobilitate de la universitatea de origine cât și de către persoana împuternicită de la instituția gazdă, certificând astfel că programa de formare plănuită în străinătate se încadrează în planul de învățământ al studentului. În cazul în care documentul nu se elaborează înainte de plecare, acesta va fi trimis coordonatorului de mobilitate ITP în termen de două săptămâni de la plecarea studentului.
5. Contractul de finanțare / Grant agreement: Este un document oficial încheiat între student și ITP. Documentul este generat prin platforma de administrare a mobilității și va conține date privind instituția gazdă unde studentul își va continua studiile sau își va desfășura stagiul de formare, suma grantului precum și sistemul de îndeplinire a condițiilor contractuale și durata acestuia. Acest document se încheie cel târziu în termen de 15 zile lucrătoare înainte de plecare, în două exemplare. Documentul va fi semnat de către student, rectorul ITP, directorul general administrativ și coordonatorul de mobilitate. Bursa va fi virată pe baza acestui document, dar nu mai devreme de 10 zile înaintea plecării.
6. Adeverința de înmatriculare / Invitație / Enrollment Certificate / Invitation: este un document care certifică faptul că studentul s-a înregistrat la instituția parteneră. Din partea instituției gazdă va fi semnat de către coordonatorul de mobilitate al instituției, sau în cazul stagiului de formare de către coordonatorul care răspunde de practică. Documentul va fi trimis cel târziu cu două săptămâni după plecarea studentului coordonatorului de mobilitate al ITP și va fi încărcat pe platforma de administrare a mobilității.
7. Dovada participării la mobilitate / Attendance Certificate: este un document prin care instituția gazdă certifică faptul că studentul bursier a efectuat exact perioada de studiu pentru care a obținut grantul. Documentul va include și durata deplasării (data sosirii și plecării). Documentul se va încărca în termen de 10 zile după întoarcere pe platforma de administrare a mobilității.
8. Raport personal / Personal report: raport detaliat, eventual ilustrat, de max. 2000 caractere privind experiențele din străinătate. Se va completa în termen de 10 zile lucrătoare de la întoarcere.
9. Raport final / Final Report Form: formular tip online pentru mobilitățile Erasmus+, un raport întocmit în limba engleză, privind experiențele din străinătate, pentru ANPCDEFP (prestatorul bursei Erasmus+). Se va completa în termen de 10 zile lucrătoare de la întoarcere.

Dosarul de aplicare pentru bursă de studiu sau de formare va conține următoarele documente:

1. Fișa candidatului: cerere de aplicare online prin platforma MOB, care va include și declarația că studentul nu a epuizat limitele de finanțare care îi pot fi alocate prin programul Erasmus+.
2. Situația școlară: document încărcat pe platforma MOB, care conține anul la care este înscris studentul, precum și media studiilor pentru ultimul semestru finalizat.
3. Curriculum Vitae: încărcat pe platforma MOB. Se încarcă în format digitalizat documente care atestă participarea studentului la activități științifice (ex. participare la conferințe științifice studențești sau concursuri academice, prima și ultima pagină a publicațiilor, sau alte adeverințe referitoare la activitățile profesionale). Se încarcă în format digital adeverințe referitoare la activități sociale (ex. voluntariat, participare la diferite activități Erasmus, activități efectuate în scopul universității etc.).
4. Scrisoare de intenție: un document de max. 2000 de caractere în limba în care își va desfășura mobilitatea de studiu în străinătate.
5. Scrisoare de recomandare din partea coordonatorului specializării, dacă este solicitată de către Comisia de Mobilitate.
6. Versiunea scanată a cărții de identitate valabile (încărcată pe platforma MOB).
7. Certificat de competență lingvistică, cel puțin nivel mediu (B1), pentru limba în care își va desfășura studiile. Nu se solicită certificatul de competență lingvistică în cazul în care studentul aplică la o universitate, unde limba de predare este limba maternă a studentului. În cazul în care studentul nu dispune de un certificat de competență lingvistică, decanul facultății va lua măsurile necesare pentru evaluarea studentului.

Procedura de selecție a candidaților va fi coordonată de către coordonatorul instituțional de mobilitate.

Evaluarea eligibilității și validarea aplicațiilor pentru mobilitățile studențești de efectuează de către o Comisie de Mobilitate, care se formează ad hoc, la inițiativa coordonatorului de mobilitate. Comisia va avea minim trei membri, dintre care un membru student din partea Organizației Studenților ITP, care nu aplică pentru grant de mobilitate în perioada respectivă.

Fiecare membru al comisiei semnează declarația de evitare a conflictelor de interese, conform căreia nu există relații familiale cu niciunul dintre candidați sau alte condiții de incompatibilitate, prevăzute în Codul Etic.

Deciziile privind aplicațiile vor fi luate cu majoritate simplă de voturi în cadrul Comisiei. Procesul verbal al evaluării va conține următoarele informații: componența comisiei, însumarea aplicațiilor depuse și punctele de departajare acordate aplicațiilor individuale. Procesul verbal privind evaluarea aplicațiilor va fi semnat de către fiecare membru al Comisiei.

Studenții vizați au acces permanent la stadiul aplicării depuse prin platforma MOB, inclusiv rezultatul procedurii de selecție.

ITP își rezervă dreptul de modificare a rezultatului concursului, inclusiv termenele din Contractul de finanțare (redirecționarea studenților la alte instituții partenere decât ceea planificată anterior, modificarea cuantumului de finanțare, modificarea perioadei de mobilitate, etc.).

Durata bursei de mobilitate

Durata bursei va fi stabilită la propunerea Comisiei de către coordonatorul de mobilitate, în funcție de perioadele de studiu și de examene ale instituţiei partenere (minim 2 luni, maxim 12 luni) şi în funcție de grantul instituțional obținut.

Obligațiile studentului

În cazul în care aplicarea studentului pentru bursa Erasmus+ a fost evaluată favorabil studentul trebuie să aibă în vedere următoarele obligațiuni înainte de începerea mobilității:

1. Se înregistrează în sistemul Neptun la statut activ, își selectează cursurile și își încheie Contractul de studiu pentru semestrul mobilității în condițiile stabilite în Regulamentul de studii.
2. În cazul unei mobilități de formare va lua legătura cu coordonatorul de mobilitate de la instituția parteneră sau cu persoana de contact pentru a obține scrisoarea de primire (sau invitație), pe care o va încărca pe platforma MOB. (În cazul unei mobilități de studiu, coordonatorul de mobilitate de la instituția de bază va contacta persoanele abilitate de la instituția parteneră.)
3. Din planul de învățământ al instituției gazdă prezentat pe platforma MOB, studentul va selecta disciplinele spre contractare. Studentul va lua act de faptul că numai discipline avizate de către ITP din oferta instituției partenere vor fi echivalate cu disciplinele contractate de aplicant la instituția gazdă.
4. Semnează Acordul de studii (Learning Agreement) sau Acordul de formare (Training Agreement) tipărit din MOB. Acordul va fi înaintat rectorului pentru contrasemnare de către coordonatorul de mobilitate.
5. Se înmatriculează la universitatea gazdă (în cazul în care este necesar îndeplinește și alte condiții legate de înmatriculare la universitatea parteneră).
6. Semnează Contractul de finanțare tipărit din MOB. Contractul va fi înaintat rectorului și directorului general pentru contrasemnare de către coordonatorul de mobilitate.
7. Își aranjează cazarea în străinătate (de preferat în cadrul instituției gazdă).
8. Își aranjează asigurarea de sănătate (Cardul European de Sănătate [opțional] și asigurare medicală [obligatorie]) pe întreaga durată a mobilității, inclusiv cea a călătoriei. De asemenea încheierea unei asigurări civile (pentru acoperirea daunelor produse de student la locul de muncă) este obligatorie pentru mobilități de formare.
9. Verifică structura anului academic al universității gazdă și alte informații legate de deplasare și de șederea în străinătate (ex. permisul de ședere, asigurarea de sănătate, alte asigurări, transport etc.).
10. Înainte de plecare în mobilitate candidatul va împlinii toate obligațiile financiare sau alte datorii față de ITP (taxe administrative, împrumuturi din bibliotecă, etc.).

Obligațiile studentului după întoarcerea din mobilitate:
Studentul va încărca pe platforma MOB următoarele documente conform datei limită stabilită:

1. situația școlară / Transcript of Records (în cazul în care a participat la o mobilitate de studiu) sau dovada obținerii creditelor ECTS (în cazul în care a participat la mobilitate de formare, și dacă există);
2. un raport descriptiv despre mobilitate;
3. certificatul de mobilitate / Attendance Certificate.

Studentul va completa Raportul final (Final Report) pe platforma Erasmus+.

Mobilitățile de formare vor fi consemnate în Suplimentul la diplomă.

Institutul Teologic Protestant din Cluj-Napoca se obligă să ofere studentului beneficiar de mobilitate Erasmus+ sau Makovecz pe parcursul întregii perioade de mobilitate să participe la slujbele de legație, aceasta fiind considerată bursă de studiu pentru studenții ITP.