A leadott pályázatokat a bizottság által aláírt jegyzőkönyv rögzíti. A jegyzőkönyvek online formában a MOB-on, nyomtatott formában az intézményi Erasmus+ Irodában kerülnek megőrzésre.
Egy adott pályázási időszakban online leadott pályázatokat a MOB összesítve hozzáférhetővé teszi a pályázatot elbíráló bizottság számára. A pályázatok elbírálásáról szóló határozatokat a pályázatokat elbíráló bizottság egyszerű szavazati többséggel hozza meg. A jóváhagyott mobilitási pályázatok száma és ezen belül a jóváhagyott mobilitási napok száma függ a rendelkezésre álló keretösszegtől és a benyújtott érvényes pályázatok számától.
Hiányos, a pályázati feltételeknek nem megfelelő, vagy határidő után érkező pályázatok nem fogadhatóak el. Az iratok pótlására a megjelölt határidő lejártáig van lehetőség.
Érvényesnek tekinthető az a pályázat, amely a megadott határidőn belül került leadásra, és amely tartalmazza a pályázási időszakban leadandó, a fentiekben meghatározott mellékleteket.
A pályázati űrlaphoz a mobilitás különböző fázisaiban még legalább az alábbi mellékleteket kell hozzárendelni (feltölteni).
• Pályázási időszakban: Curriculum Vitae, Szakmai háttér, Motivációs levél,
• Mobilitás előtt: Meghívó, Munkaterv, Biztosítás, Zöld utazási nyilatkozat;
• Mobilitás után: Részvételi igazolás, Mobilitási bizonylat, Élménybeszámoló.
A pályázás egy elektronikus űrlap kitöltésével történik, amelyben a résztvevőnek az alábbi adatokat kell megjelölnie: tervezett mobilitás helyszíne, mobilitás periódusa, mobilitás típusa.
Ugyanazon pályázó adott tanévben csak egy (vagy uniós tagállamok és a programhoz társult harmadik országok, vagy a programhoz nem társult harmadik országok fele irányuló) Erasmus+ mobilitáson vehet részt. Az ettől eltérő gyakorlatról az adott tanévre / pályázati felhívásra vonatkozóan az Adminisztratív Tanács rendelkezhet.
A fizikai mobilitás megpályázott időtartama nem lehet rövidebb 2 egymást követő munkanapnál (a mobilitás időtartamába az utazási napok nem számítanak bele), a programhoz nem társult harmadik országok esetében a fizikai mobilitás minimális megpályázható időtartama 5 egymást követő munkanap.
Azon oktatók esetében, akik olyan mobilitásra pályáznak, amelyre a KPTI-nek nincs Erasmus+ intézményközi szerződése (az adott intézménnyel és/vagy az adott szakterületre), azzal a feltétellel hagyható jóvá a pályázat, hogy az érintett oktató közbenjárásával a mobilitás megkezdése előtt létrejön a szükséges megállapodás.
Képzési mobilitásra olyan oktatók is nyújthatnak be pályázatot, akik adminisztratív vagy vezető beosztást is betöltenek, és az adminisztratív munkájukkal kapcsolatos továbbképzésen, tapasztalatcserén vennének részt.
Erasmus+ oktatási vagy képzési célú mobilitáson való részvételre pályázatot nyújthat be a KPTI román állampolgárságú vagy Romániában érvényes letelepedési, illetve tartózkodási engedéllyel rendelkező alkalmazottja, aki teljesíti az adott pályázati felhívás feltételeit, valamint:
(a) főállású (határozatlan időre kötött munkaszerződéssel alkalmazott) oktató vagy teljes állást betöltő, meghatározott időre kötött munkaszerződéssel alkalmazott társult oktató;
(b) főállású (határozatlan időre szóló munkaszerződéssel foglalkoztatott) vagy teljes állást betöltő, meghatározott időre kötött munkaszerződéssel alkalmazott segédtanszemélyzet („personal didactic auxiliar”) vagy gazdasági-adminisztratív munkatárs („personal administrativ”);
(c) kivételesen indokolt esetben az Adminisztratív Tanács dönthet egyes egyéb oktatási vagy kisegítő munkaköröket betöltő munkatársak („personal de întreținere și operațional”) pályázatának befogadásáról.
A finanszírozás típusától (ösztöndíjas, zero grant-típusú, vagy zero grant napokkal kiegészített ösztöndíjas) függetlenül a fizikai mobilitási napok és az utazásra jóváhagyott munkanapok fizetett szabadnapoknak minősülnek.
A mobilitás keretében megélhetési támogatás kizárólag a fogadó országban munkanapnak minősülő napokra adható. A programhoz nem társult harmadik országokba irányuló mobilitások esetén a program előírása szerint zero grant-típusú napok nem tervezhetők, így minden jóváhagyott mobilitási nap támogatott.