Regulations index

Acest regulament a fost aprobat de Senatul Institutului în ședința din 06.03.2015. Regulamentul a fost revizuit ultima dată în ședința din 21.11.2024.

Duplicatul este înregistrat în același registru ca actul original, și va fi tipărit pe același formular tip. (Se vor păstra un număr de formulare din fiecare tip de diplomă/certificat necompletate în scopul eliberării duplicatelor). În registrul de evidență duplicatul va primi numărul care urmează la acel tip de formular, iar la mențiuni se va preciza numărul de înregistrare al actului în locul căruia a fost emis. Pe matca actului inițial se va trece seria și numărul duplicatului, iar pe duplicat se va trece cu roșu seria și numărul actului inițial. Pe duplicat va figura numele semnatarilor de pe actul inițial, sub care se va trece SS. Pe duplicat se va trece cu roșu înscrisul DUPLICAT și următoarea mențiune: Acest DUPLICAT este eliberat conform deciziei rectorului ... (denumirea instituției) ..., nr .... din ... (data) ... . Confirmăm autenticitatea înscrisurilor cuprinse în prezentul act de studii.", text care este urmat de funcțiile (Rector, Secretar șef etc., după caz). Actul va fi semnat de persoanele având funcție de conducere similară cu cei care au semnat actul inițial. Duplicatul se eliberează respectând procedura de eliberare a actelor originale.

Eliberarea duplicatelor se efectuează la cerere în baza deciziei rectorului. Titularul va da o declarație în fața notarului, specificând circumstanțele pierderii/distrugerii actului, și va publica anunțul pierderii în Monitorul Oficial. În cazul diplomelor parțial distruse sau pronunțat deteriorat nu va mai fi nevoie de publicarea lui în Monitorul Oficial, acesta purtându-se în arhiva Institutului cu termen permanent. Cererea însoțită de documentele în cauză și 2 fotografii ale titularului, format ¾, color, recent realizat se aprobă de rector, care va emite decizia de eliberare a duplicatului. Termenul de emitere a duplicatului este de 30 zile calendaristice de la emiterea deciziei rectorului.

Eliberarea în regim de urgență a actelor de studiu se poate solicita doar în cazuri bine întemeiate, contra cost, la cererea scrisă a absolventului adresată rectorului. Rectorul poate aproba cererea, dacă Instituția dispune de formularele valabile ale actului de studiu solicitat. Termenul de eliberare în regim de urgență este de 7 zile calendaristice de la depunerea solicitării.

1. În actele de studii datele se înscriu în ordinea înscrisă în certificatul de naștere, fără prescurtări sau abrevieri, în conformitate cu terminologia oficială în vigoare. Numele titularului, inițiala/inițialele prenumelui/prenumelor tatălui (mamei, în cazul în care tatăl este necunoscut) și prenumele titularului actului de studii se scriu cu majuscule, format de tipar, folosindu-se alfabetul latin, cu aplicarea semnelor diacritice.
2. În cazul în care, la înmatriculare sau în perioada studiilor, un/o student/studentă depune cerere pentru modificarea numelui din certificatul de naștere depus inițial, însoțită de copii certificate conform cu originalul ale documentelor oficiale din care rezultă numele nou și în baza cărora s-a eliberat un alt certificat de naștere, pe baza aprobării cererii de către conducerea instituției se procedează la modificarea solicitată în registrul matricol și în documentele universitare care se vor întocmi ulterior solicitării și, ulterior, în actele de studii.
3. În cazul persoanelor care au cetățenia unui stat terț al Uniunii Europene, denumiți în continuare cetățeni străini, completarea actelor de studii se realizează în conformitate cu datele înscrise în pașaport și în alte înscrisuri oficiale care atestă starea civilă, emise de statul care a eliberat pașaportul.
4. În situația în care titularul unui act de studii își schimbă numele sau prenumele pe cale administrativă sau prin hotărâre judecătorească, dobândind un alt certificat de naștere, poate solicita eliberarea unui alt act de studii pe noul nume.

Preluarea diplomelor împreună cu suplimentul de diplomă va fi consemnată în registrele de eliberare a actelor de studii corespunzătoare prin semnătură. Împreună cu diploma se va elibera și suplimentul la diplomă, pe care este tipărit seria, numărul diplomei și numărul din registru și data eliberării.

Actele de studiu pot fi ridicate doar personal de titularul acestora sau de o persoană împuternicită de acesta prin procură notarială. În acest caz titularul va depune în prealabil o cerere adresată rectorului Institutului. În cazul decesului absolventului actele de studii se poate elibera unui membru al familiei prin depunerea la Rectorat a unei cereri, la care se atașează o copie legalizată după certificatul de deces. După aprobare moștenitorul semnează de primire în toate locurile prevăzute pentru semnarea titularului, mai puțin în actul de studiu. În registrul de evidența și eliberarea a actelor de studii la rubrica ”Mențiuni” se notează ”DECEDAT” precum și numele, prenumele și datele de identificare a moștenitorului.

Se păstrează în arhiva Institutului:

1. Adresele și procesele verbale de predare-primire și facturile legate de comanda și procurarea actelor de studii. La sfârșitul fiecărui an universitar se întocmește un Raport privind gestionarea și eliberarea actelor de studii, după serii (total diplome/certificate, diplome/certificate eliberate, diplome/certificate anulate, diplome/certificate albe rămase).
2. Hotărârile de guvern, ordinele de ministru și alte reglementări legale referitoare la actele de studii.
3. Adeverințele absolvenților (care înlocuiesc diploma de licență sau de master până la eliberarea acestora) care au susținut examenul de licență/diplomă într-un exemplar se păstrează în archivă.
4. Dosarele absolvenților și cel de-al doilea exemplar al suplimentului, respectiv al foii matricole se păstrează în arhiva Institutului.
5. Matca diplomelor și a certificatelor de absolvire se păstrează la secretariatul Institutului.
6. Documentele referitoare la eliberarea duplicatelor: cerere, declarație notarială referitoare la circumstanțele pierderii sau distrugerii actului de studii, anunțul din Monitorul Oficial, decizia rectorului se păstreze la secretariatul Institutului.
7. Documentele privind eliberarea în regim de urgență a actelor de studiu se păstrează la secretariat.

Actele de studiu și anexele acestora, verificate, vor fi semnate de secretarul șef al Institutului, de decanul și de rector. Acestea vor fi semnate cu pix cu pastă albastră sau stilou cu cerneală albastră. Înainte de emiterea actului de studiu se aplică sigiliul instituției, respectiv timbrul sec în locul prevăzut pe formular.

Diplomele și certificatele de absolvire sunt completate și tipărite în cadrul Rectoratului. Actele de studii se emit numai în formă tipărită, nu se completează manual. Data emiterii și numărul de înregistrare se completează în momentul tipăririi.

Rectorul verifică prin sondaj corectitudinea informațiilor din actele de studiu, referitoare la rezultatele obținute pe parcursul școlarității absolvenților.

Secretarul șef verifică în cazul fiecărui absolvent dacă informațiile cuprinse pe diplomă și suplimentul la diplomă, corespund pe de-o parte cu documentele de identitate ale persoanei în cauză, cu datele din conținutul dosarelor absolvenților (existența tuturor pieselor mai sus enumerate, inclusiv a fotografiilor corespunzătoare) și corespondența datelor cu cele din certificatul de naștere a absolventului; respectiv exactitatea informațiilor privind rezultatele obținute pe parcursul școlarității și la examenul de finalizare a studiilor/examenul de absolvire, în conformitate cu datele înscrise în registrul matricol (domeniul de licență, programul de studii/specializarea, titlul obținut, calificarea).

Suplimentele de diplomă se completează cu datele personale ale absolvenților, informațiile privind calificarea și nivelul calificării și informațiile privind curriculumul și rezultatele obținute. În coloana “Informații suplimentare” se vor înscrie toate cazurile de întrerupere, transfer, reînmatriculare, prelungirea școlarității sau alte situații speciale ivite pe parcursul școlarizării absolventului, precum și tipul de mobilitate la care a participat în timpul școlarității. Dacă absolventul a participat la mobilități va primi împreună cu suplimentul de diplomă o anexă care cuprinde perioadele și tipurile de mobilității, instituțiile la care a participat și numărul de credite acumulate la aceste mobilități.

Secretariatul elaborează după fiecare sesiune de examene de finalizare a studiilor documentația necesară eliberării diplomelor și a suplimentelor de diplomă.

II. Întocmirea actelor de studiu

Întocmirea și eliberarea actelor de studii (a diplomelor însoțite de suplimentul la diplomă, a certificatelor de absolvire și a foilor matricole) se face de către Secretariatul Institutului.

I. Baza legală a întocmirii și eliberării actelor de studiu

Eliberarea actelor de studii se efectuează în conformitate cu:

• Legea nr. 199/2023, cu modificările și completările ulterioare,
• Ordinul Ministrului nr. 4156/2020 privind Regulamentul-cadru privind regimul actelor de studii și al documentelor universitare în sistemul de învățământ superior din 27.04.2020,
• HG Nr. 1225 din 8. octombrie 2024 pentru aprobarea tipurilor de conținut si formatului actelor de studii, precum si al suplimentului la diplomă.

Atribuțiile Comisiei de Etică Universitară

Comisia de Etică, constituită în scopul prevenirii și eliminării faptelor care pot genera elemente sau practici lipsite de etică, analizează sesizările cu privire la săvârșirea faptelor ce pot constitui abateri de la etica și deontologia universitară. Atribuțiile Comisiei sunt prevăzute de art. 163 din Legea învățământului superior nr. 199/2023, și includ următoarele:

1. elaborează Codul de etică și deontologie universitară al ITP;
2. verifică încălcările normelor de etică și deontologie universitară prevăzute de prevederile legale în vigoare și de regulamentele proprii a ITP;
3. notifică de urgență conducerea ITP cu privire la sesizările care fac obiectul legii penale și pun la dispoziția acesteia toate informațiile pe care le dețin cu privire la sesizările respective;
4. analizează și soluționează reclamațiile și sesizările referitoare la abaterile de la etica universitară și creștină;
5. informează conducerea ITP despre cazurile recomandate pentru sancționare și urmărește aplicarea sancțiunilor;
6. întocmește un raport anual cu privire la starea ITP din punctul de vedere al respectării principiilor și prevederilor Codului Etic ITP;
7. se consultă, dacă este cazul, cu juristul bisericilor fondatoare competente.

Comisia de Etică este o structură a Institutului Teologic Protestant din Cluj-Napoca (denumit în continuare ITP), înființată conform statutelor / canoanelor bisericilor susținătoare, Legii învățământului superior nr. 199/2023, Cartei și Codului Etic ITP, Regulamentului de disciplină, precum și Regulamentului privind evaluarea periodică a cadrelor didactice ITP, având ca scop promovarea eticii profesionale și a moralității creștine. De asemenea, Comisia de Etică funcționează în baza codului cadru de etică și deontologie universitară, aprobat prin Hotărârea nr. 305 din 4 aprilie 2024, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 990 din 3 octombrie 2024. Comisia de Etică își desfășoară activitatea conform prezentului Regulament.