În cazuri de îmbolnăviri grave sau alte situații deosebite studenții pot fi examinați și pe parcursul semestrului următor cu aprobarea Rectorului și îndrumătorului de an.
În perioada școlarității studentul are următoarele drepturi:
să participe la toate formele de activitate didactică, prevăzute în planul de învățământ și la activități didactice suplimentare organizate pentru pregătirea profesională (în conformitate cu prevederile Cartei ITP);
să urmeze concomitent și o altă specializare la o altă facultate, dacă îndeplinește condițiile prevăzute de prezentul Regulament Art. 16 (cu aprobarea rectorului).
să utilizeze sălile de cursuri și seminarii, laboratoarele și biblioteca, sălile de lectură și toate mijloacele puse la dispoziție de ITP Cluj pentru pregătirea profesională și activitățile de natură spirituală;
să participe la activitățile teologice și științifice studențești, precum și la munca de cercetare în țară și în străinătate;
să beneficieze de îndrumarea unui cadru didactic în probleme de pregătire profesională și spirituală stabilit de Consiliul Facultății ITP (preotul studenților, îndrumător de an, tutori sau cadre didactice responsabile cu educația spirituală ale studenților de religie reformată, unitariană și evanghelică-lutherană);
să primească sprijin material în diverse forme, în conformitate cu regulamentele stabilite de ITP Cluj;
să beneficieze de asistență medicală gratuită, în conformitate cu legile în vigoare;
să fie cazat în căminul studenților și să ia masa la cantina ITP Cluj, în condițiile prevăzute de regulamentele în vigoare;
să înființeze foruri de autoreprezentare și autoguvernare (prezbiteriu etc.);
să aleagă și să fie ales ca reprezentant al studenților, în Consiliul Facultății ITP și în Senatul ITP;
să beneficieze de tarif redus cu 50%, conform legislației în vigoare, pentru transportul local în comun și să beneficieze de tarife reduse cu 50% pentru acces la muzee, concerte, spectacole de teatru, operă, film și alte manifestări culturale și sportive organizate de instituții publice;
să participe la cererea Institutului sau din propria inițiativă la probleme privind organizarea activităților anului din care face parte;
în spiritul libertății religioase și de conștiință, studentul admis are libertatea de a-și schimba confesiunea oricând în cursul studiilor sale, dar acest lucru nu înseamnă înmatricularea sa la același an în rândul studenților de confesiunea la care s-a convertit. Studenții care își schimbă confesiunea în timpul școlarității sunt exmatriculați, cu posibilitatea de a se prezenta la examenul de admitere pentru locurile confesiunii alese.
La începutul anului I se încheie un Contract de școlarizare între studentul înmatriculat și ITP Cluj reprezentat de către Rector. Acest contract are ca obiect derularea activităților de învățământ, reglementând raporturile dintre Institut și student, cu precizarea drepturilor și obligațiilor părților semnatare, în concordanță cu legislația în vigoare, ordinele ministrului de resort, prevederile Cartei ITP, ale regulamentelor ITP și hotărârilor Senatului ITP.
Secretariatul ITP eliberează studentului înmatriculat Legitimația de student și Carnetul de student care dovedesc calitatea de student. În Carnetul de student se înscriu toate notele obținute la toate probele de evaluare, pe toată durata școlarității. Prezentarea Carnetului de student profesorului examinator este obligatorie. La sfârșitul și la începutul fiecărui an universitar Carnetul studentului este vizat de către Rectorul ITP. Legitimația de student este vizată de către Decan la fiecare început de an universitar.
Înmatricularea în anul I se face de către Rector, la cererea studentului declarat admis la concursul de admitere. Studentul înmatriculat primește un numărul matricol pentru fiecare ciclu de studiu în parte, valabil pentru întreaga perioadă de școlaritate în Institut. Numerele din registrul matricol se dau în mod continuu pentru fiecare serie nouă de școlarizare.
Amennyiben a hallgató jelzi, hogy a fogadó gyülekezet, illetve annak lelkésze a legációval kapcsolatos előírásokat nem teljesítette, az adott legációs hellyel kapcsolatban a tájékozódás az ifjúsági lelkész, a szükséges intézkedés pedig a rektor feladata.
A legáció előírt tanulmányi kötelezettség, kötelező szakmai gyakorlatnak minősülő tárgy. A tárgy értékelése egyfokozatú aláírással történik ("teljesítette" / "nem teljesítette"). Különösen indokolt esetben a rektor adhat felmentést e kötelezettség alól.
Annak a hallgatónak a felhatalmazását, akinek felkészültségét az ellenőrző tanár nem találta megfelelőnek, a rektor a legációs listából való törléssel visszavonja.
Propunerile de înființare a unor specializări de masterat se avizează de Consiliul Facultății și se înaintează Rectoratului. Ele sunt analizate de Comisia pe programele de studii. Această comisie examinează calitatea tuturor propunerilor pe baza documentației înaintate și recomandă Rectorului acele specializări propuse, care satisfac cerințele unui învățământ postuniversitar modern de înaltă ținută științifică și care pot fi supuse aprobării Senatului ITP. Nu se pot supune discuției Senatului ITP propuneri de specializări de masterat, care nu au primit avizul favorabil din partea Comisiei pe programele de studii.
Atât probele sumative, cât și prezentarea disertație se desfășoară în prezența, în același loc și în același moment, a comisiei de examen și a examinatului. Fiecare comisie este alcătuită din cel puțin trei membri: un președinte, care este profesor universitar sau conferențiar universitar, și încă doi membri având gradul profesional de cel puțin lector universitar și titlul de doctor. Comisiile pentru examenele de finalizare a studiilor se numesc prin decizia Rectorului, la propunerea Consiliului Facultății. Componența comisiilor de examinare și a comisiilor pentru soluționarea contestațiilor se publică pe site-ul web al instituției.
Examinarea se va derula sub supravegherea Comisiei de Admitere al cărei președinte este rectorul, membrii fiind alcătuiți din cadrele didactice ale Institutului. Reprezentanții bisericilor susținătoare pot asista la întregul proces de examinare, dar fără drept de acordare de note.
Examenul de admitere este supravegheat de Comisia de Admitere compusă din cadrele didactice ale Institutului și din reprezentanții Bisericilor fondatoare. Comisia de admitere își rezolvă sarcina într-o singură sesiune care începe cu ședința de formare dinainte de examene și se încheie cu ședința finală de după examene. La ședința de formare Comisia de Admitere stabilește ordinea și locul examenelor. Rectoratul va afișa informațiile legate de examinare, precum și regulamentul desfășurării lor. În cadrul ședinței de formare vor fi făcute cunoscute listele candidaților care se vor prezenta la examenele de admitere, vor fi desemnate comisiile de examinare conform disciplinelor.
Lucrările scrise depuse la Secretariatul ITP vor fi deschise în cadrul ședinței de încheiere a Comisiei de Admitere, notele fiind trecute pe buletinul de examen.
Atribuirea burselor este supravegheată de Comisia de Atribuire a Burselor. Această comisie are în componența sa următorii membri: un cadru didactic aparținând grupului de studiu în cauză (reformată, unitariană, evanghelică după caz), directorul general administrativ, preotul studenților și un reprezentant al studenților.
Termenele și etapele administrative cheie privind organizarea examenelor de finalizare a studiilor de licență și masterat
Perioada de finalizarea lucrării de licență / disertație;
Termenul de depunere a lucrărilor finalizate în format digital și tipărit (spirală) (din acest moment studentul nu mai are posibilitatea de a efectua corecți asupra lucrării în sesiunea curentă de examene);
Perioada evaluării lucrărilor de licență / disertație de către îndrumători și întocmirea referatelor de apreciere;
Termenul de depunere a referatelor de apreciere de către îndrumători (calificativ: admis / respins);
Încărcarea versiunilor digitale ale lucrărilor admise în repozitoriu (repo.proteo) potrivit standardelor;
Perioada de depunere a versiunilor tipărite pentru Bibliotecă (la Secretariatul ITP);
Formarea comisiilor de examinare (pentru susținerea tezelor) prin decizia rectorului și diseminarea versiunilor digitale finalizate ale lucrărilor între membrii comisiilor;
Perioada evaluării lucrărilor de licență / disertație de către membrii comisiei de examen;
Rectorul ITP poate anula, cu aprobarea Senatului, un examen de finalizare a studiilor, un certificat sau o diplomă de studii, atunci când se dovedește că s-a obținut prin mijloace frauduloase sau prin încălcarea prevederilor Codului etic.
Conform art. 211, alin. 7 din Legea nr. 1/2011, Consiliul de Administrație ITP este numit de către Bisericile fondatoare. De regulă, CA este format din rector, prorector, decan, directorul general administrativ, secretarul general și un reprezentant al studenților. Bisericile fondatoare pot delega reprezentanți în consiliu. Consiliul de Administrație este condus de rector.
Pentru candidații bisericii reformate: rector (sau prorector), decan (sau prodecan), cadrul didactic responsabil pentru pregătirea spirituală a studenților, cadrul didactic prospectiv îndrumător de an, duhovnicul din cadrul ITP, doi studenți, un reprezentant al Eparhiei Reformate din Ardeal, un reprezentant al Eparhiei Reformate de pe lângă Piatra Craiului.
Pentru candidații bisericii lutherane: un cadru didactic, un reprezentant al Bisericii Evanghelice-Lutherane din România, un student.
Pentru candidații bisericii unitariene: rector (sau prorector, sau decan), două cadre didactice, un reprezentant al studenților.
Rectoratul emite în fiecare an Ghidul Admiterii valabil pentru următorul examen de admitere. Acesta va conține lista documentelor necesare pentru înscriere, data înscrierii și a susținerii examenului, subiectele în funcție de discipline, criteriile de admitere și locurile disponibile pentru licență. Ghidul va fi afișat online pe site-ul ITP cu cel puțin 6 luni înaintea admiterii.