Se păstrează în arhiva Institutului:
- Adresele și procesele verbale de predare-primire și facturile legate de comanda și procurarea actelor de studii. La sfârșitul fiecărui an universitar se întocmește un Raport privind gestionarea și eliberarea actelor de studii, după serii (total diplome/certificate, diplome/certificate eliberate, diplome/certificate anulate, diplome/certificate albe rămase).
- Hotărârile de guvern, ordinele de ministru și alte reglementări legale referitoare la actele de studii.
- Adeverințele absolvenților (care înlocuiesc diploma de licență sau de master până la eliberarea acestora) care au susținut examenul de licență/diplomă într-un exemplar se păstrează în archivă.
- Dosarele absolvenților și cel de-al doilea exemplar al suplimentului, respectiv al foii matricole se păstrează în arhiva Institutului.
- Matca diplomelor și a certificatelor de absolvire se păstrează la secretariatul Institutului.
- Documentele referitoare la eliberarea duplicatelor: cerere, declarație notarială referitoare la circumstanțele pierderii sau distrugerii actului de studii, anunțul din Monitorul Oficial, decizia rectorului se păstreze la secretariatul Institutului.
- Documentele privind eliberarea în regim de urgență a actelor de studiu se păstrează la secretariat.