Regulament privind întocmirea, gestionarea și eliberarea actelor de studii

Secretariatul elaborează după fiecare sesiune de examene de finalizare a studiilor documentația necesară eliberării diplomelor și a suplimentelor de diplomă.

Suplimentele de diplomă se completează cu datele personale ale absolvenților, informațiile privind calificarea și nivelul calificării și informațiile privind curriculumul și rezultatele obținute. În coloana “Informații suplimentare” se vor înscrie toate cazurile de întrerupere, transfer, reînmatriculare, prelungirea școlarității sau alte situații speciale ivite pe parcursul școlarizării absolventului, precum și tipul de mobilitate la care a participat în timpul școlarității. Dacă absolventul a participat la mobilități va primi împreună cu suplimentul de diplomă o anexă care cuprinde perioadele și tipurile de mobilității, instituțiile la care a participat și numărul de credite acumulate la aceste mobilități.

Rectorul verifică prin sondaj corectitudinea informațiilor din actele de studiu, referitoare la rezultatele obținute pe parcursul școlarității absolvenților.

Actele de studiu și anexele acestora, verificate, vor fi semnate de secretarul șef al Institutului, de decanul și de rector. Acestea vor fi semnate cu pix cu pastă albastră sau stilou cu cerneală albastră. Înainte de emiterea actului de studiu se aplică sigiliul instituției, respectiv timbrul sec în locul prevăzut pe formular.

Se păstrează în arhiva Institutului:

1. Adresele și procesele verbale de predare-primire și facturile legate de comanda și procurarea actelor de studii. La sfârșitul fiecărui an universitar se întocmește un Raport privind gestionarea și eliberarea actelor de studii, după serii (total diplome/certificate, diplome/certificate eliberate, diplome/certificate anulate, diplome/certificate albe rămase).
2. Hotărârile de guvern, ordinele de ministru și alte reglementări legale referitoare la actele de studii.
3. Adeverințele absolvenților (care înlocuiesc diploma de licență sau de master până la eliberarea acestora) care au susținut examenul de licență/diplomă într-un exemplar se păstrează în archivă.
4. Dosarele absolvenților și cel de-al doilea exemplar al suplimentului, respectiv al foii matricole se păstrează în arhiva Institutului.
5. Matca diplomelor și a certificatelor de absolvire se păstrează la secretariatul Institutului.
6. Documentele referitoare la eliberarea duplicatelor: cerere, declarație notarială referitoare la circumstanțele pierderii sau distrugerii actului de studii, anunțul din Monitorul Oficial, decizia rectorului se păstreze la secretariatul Institutului.
7. Documentele privind eliberarea în regim de urgență a actelor de studiu se păstrează la secretariat.

Actele de studiu pot fi ridicate doar personal de titularul acestora sau de o persoană împuternicită de acesta prin procură notarială. În acest caz titularul va depune în prealabil o cerere adresată rectorului Institutului. În cazul decesului absolventului actele de studii se poate elibera unui membru al familiei prin depunerea la Rectorat a unei cereri, la care se atașează o copie legalizată după certificatul de deces. După aprobare moștenitorul semnează de primire în toate locurile prevăzute pentru semnarea titularului, mai puțin în actul de studiu. În registrul de evidența și eliberarea a actelor de studii la rubrica ”Mențiuni” se notează ”DECEDAT” precum și numele, prenumele și datele de identificare a moștenitorului.

1. În actele de studii datele se înscriu în ordinea înscrisă în certificatul de naștere, fără prescurtări sau abrevieri, în conformitate cu terminologia oficială în vigoare. Numele titularului, inițiala/inițialele prenumelui/prenumelor tatălui (mamei, în cazul în care tatăl este necunoscut) și prenumele titularului actului de studii se scriu cu majuscule, format de tipar, folosindu-se alfabetul latin, cu aplicarea semnelor diacritice.
2. În cazul în care, la înmatriculare sau în perioada studiilor, un/o student/studentă depune cerere pentru modificarea numelui din certificatul de naștere depus inițial, însoțită de copii certificate conform cu originalul ale documentelor oficiale din care rezultă numele nou și în baza cărora s-a eliberat un alt certificat de naștere, pe baza aprobării cererii de către conducerea instituției se procedează la modificarea solicitată în registrul matricol și în documentele universitare care se vor întocmi ulterior solicitării și, ulterior, în actele de studii.
3. În cazul persoanelor care au cetățenia unui stat terț al Uniunii Europene, denumiți în continuare cetățeni străini, completarea actelor de studii se realizează în conformitate cu datele înscrise în pașaport și în alte înscrisuri oficiale care atestă starea civilă, emise de statul care a eliberat pașaportul.
4. În situația în care titularul unui act de studii își schimbă numele sau prenumele pe cale administrativă sau prin hotărâre judecătorească, dobândind un alt certificat de naștere, poate solicita eliberarea unui alt act de studii pe noul nume.

Eliberarea duplicatelor se efectuează la cerere în baza deciziei rectorului. Titularul va da o declarație în fața notarului, specificând circumstanțele pierderii/distrugerii actului, și va publica anunțul pierderii în Monitorul Oficial. În cazul diplomelor parțial distruse sau pronunțat deteriorat nu va mai fi nevoie de publicarea lui în Monitorul Oficial, acesta purtându-se în arhiva Institutului cu termen permanent. Cererea însoțită de documentele în cauză și 2 fotografii ale titularului, format ¾, color, recent realizat se aprobă de rector, care va emite decizia de eliberare a duplicatului. Termenul de emitere a duplicatului este de 30 zile calendaristice de la emiterea deciziei rectorului.