Studentul care a acumulat mai mult de trei restanțe pe o sesiune va fi consiliat de către îndrumătorul de an. În cazul în care după încheierea sesiunii de restanțe studentul acumulează mai mult de patru examene nereușite, el poate fi atenționată de Consiliul Facultății.
Decanul facultății ITP are responsabilitatea coordonării proceselor educaționale și de informare a studenților Institutului privind programele de studiu. Titularii de discipline au responsabilitatea informării studenților privind disciplinele individuale. Mentorii de an și reprezentații studenților în comisiile ITP au responsabilitatea informării studenților privind activitatea educațională și programul academic. Preotul duhovnic răspunde de informarea studenților privind programele și activitatea spirituală desfășurată în cadrul ITP.
Pentru asigurarea implementării și monitorizării aplicării ECTS, la nivelul anilor de studiu sunt desemnați tutori care asigură deopotrivă consilierea studenților și echivalările de studii, potrivit prezentului Regulament. La nivelul Institutului aplicarea sistemului creditelor transferabile intră în atribuțiile Rectorului.
În cazuri întemeiate, îndrumătorul de an (cadrul didactic) poate motiva absențele pe baza actelor justificative și a cererii individuale a studentului. Fac excepție practica pastorală și referatele de la seminarii, care se vor reface. Absențele se motivează în cazuri medicale, pentru participarea la manifestări științifice și activități sportive organizate de ITP Cluj sau de universități din țară și din străinătate, și în alte situații deosebite, cu acordul prealabil al Consiliului Facultății.
