Art. 4 - Regulamentul privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Scopurile în care ITP prelucrează date cu caracter personal

1. Obligațiile izvorâte din calitatea sa de universitate pentru formarea studenților
   • Temeiurile in baza cărora ITP prelucrează datele cu caracter personal: ITP are obligația legală de prelucrarea datelor personale rezultată din dispozițiile Legii nr. 1/2011 privind educația națională, din dispozițiile ordinelor emise de Ministerul Educației Naționale, respectiv din legislația privind învățământul superior.
   • Persoane vizate: studenții ITP, candidații la admitere, alumni.
   • Categorii de date cu caracter personal prelucrate: date de identitate, de contact și de stare civilă: numele, prenumele, codul numeric personal, data și locul nașterii, sex, cetățenia, etnia, religia, adeverință de botez și de confirmare, recomandarea de la parohia și eparhia de care aparține, domiciliul, numărul de telefon, adresa de e-mail, starea civilă, numele și prenumele părinților, starea socială și de sănătate; date privind studiile.
   • Entități terțe către care ITP poate furniza datele cu caracter personal din propria baza de date: departamente ale Ministerului Educației Naționale, Bisericile fondatoare, parohiile și eparhiile implicate în programul de mentorat, ANPCDEFP (Programul Erasmus+), EMMI (Programul Makovecz), SDA Informatika Zrt. (Sistemul de gestionare a studiilor Neptun), Eparhia Reformată de peste Tisa (Debrecen, stocare bază de date platforme web), CAS Cluj și județele de domiciliu ale studenților, SNCFR, RATUC, autorități relevante de reglementare, ministere, sau autorități și / sau agenții responsabile cu aplicarea legii, la nivel local, național sau internațional, pentru a se conforma oricăror legi, reguli, ghiduri, reglementari sau scheme emise ori administrate de oricare dintre acestea, oricare altă persoană față de care ITP a fost autorizat să dezvăluie datele cu caracter personal.
   • Prelucrarea de date prin persoane împuternicite: parohiile implicate în programul de mentorat, Eparhia Reformată din Ardeal (Cluj-Napoca, str. I.C. Brătianu nr. 51), Eparhia Reformată de pe lângă Piatra Craiului (Oradea, str. Sulyok István nr. 9), Biserica Unitariană Maghiară (Cluj-Napoca, B-dul 21 Decembrie 1989 nr. 9), Biserica Evanghelică-Luterană din România (Cluj-Napoca, str. 21 Decembrie 1989 nr. 1), SNCFR, RATUC (Cluj-Napoca, Bd. 21 Decembrie 1989, nr. 128-130), CAS CJ și județele de domiciliu ale studenților (Str. Constanța nr. 5, Cluj-Napoca), ANPCDEFP (București, Splaiul Independenței nr. 313, Bibl. Centr. a UPB, corp A, et. 1, sect. 6), EMMI (Budapest, Akadémia u. 3., Ungaria), SDA Informatika Zrt. (Érd, Retyezáti u. 46., Ungaria), Eparhia Reformată de peste Tisa (Debrecen, Kálvin tér 17, Ungaria)
   • Durata de păstrare / stocare a datelor cu caracter personal: Informațiile sunt stocate atât timp cât se cere prin lege. Dacă nu există nici o cerință legală, ITP va stoca datele doar atât timp cât este necesar pentru scopuri administrative. Cu excepția situației în care legea prevede altfel, de regulă ITP va prelucra datele pe perioada existenței unui contract între persoana furnizor de date și ITP, plus o perioadă de trei ani de la încetarea acestuia.
2. Obligațiile izvorâte din calitatea sa de angajator
   • Temeiurile in baza cărora ITP prelucrează datele cu caracter personal: Codul Muncii, acte normative care reglementează obligațiile angajatorilor, Legea nr. 142/1998 privind acordare tichetelor de masă, legislația privind tichetele de masă, Legea nr. 193/2006 privind acordarea tichetelor cadou și a tichetelor de creșă, HG 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților.
   • Persoane vizate: angajații ITP (cadre didactice universitare, personal administrativ, TESA), candidații pentru posturile scoase la concurs.
   • Categorii de date cu caracter personal prelucrate: date personale necesare evaluării aplicațiilor: copie CI, certificat de căsătorie, acte divorț, stare civilă, CV, acte de studii, calificări, experiență profesională, cazier judiciar, istoric angajări, recomandări, extras Revisal, recomandare de la cultul de care aparține; date personale de identificare necesare perfectării CIM: copie CI, aderența la colegii profesionale, certificat de căsătorie, acte divorț, acte de studii, calificări, experiență profesională, cazier judiciar, istoric angajări, extras Revisal, salarii și alte drepturi salariale, zile CO, nr. tichete de masă; evidența timpului de muncă, a pontajelor și a concediilor; tichete de masă / cadou: nume, prenume, CNP, nr. tichete comandate, valoare unitară tichet; virare salarii pe card bancar: nume, prenume, numele de fată a mamei, CNP, cetățenie, adresă, CI, organul care a emis CI, data emiterii CI, starea civilă, funcția, suma netă.
   • Entități terțe către care ITP poate furniza datele cu caracter personal din propria baza de date: medicul de medicina muncii; Direcția Muncii și Solidarității Sociale; casele de pensii ale Bisericilor fondatoare; firma care furnizează softul de contabilitate; cenzorul; banca prin care sunt virate salariile; finanțatori; firma care livrează tichetele de masă și de cadou.
   • Prelucrarea de date prin persoane împuternicite: Viamed SRL (Cluj-Napoca, P-ța 1 Mai nr. 3); Orbis SRL (Cluj-Napoca, B-dul 21 Dec. 1989 nr. 131/108); L. É. expert contabil auditor financiar (Cluj-Napoca B-dul 21 Decembrie nr. 37); OTP Bank Romania SA (Cluj-Napoca, P-ța Unirii nr. 23); Cheque Dejeuner România (București, Șoseaua Dudești-Pantelimon nr. 42, sector 3); Secretariatului de Stat pentru Culte (București, str. Nicolae Filipescu,
     nr. 40, sector 2); Bethlen Gábor Alap Zrt. (Budapest, Gellérthegy u. 30-32, Ungaria); EMMI (Budapest, Akadémia u. 3., Ungaria); DMSS (Cluj-Napoca, str. G. Coșbuc nr. 2); AJOFM (Cluj-Napoca, str. G. Coșbuc nr. 2); Eparhia Reformată din Ardeal (Cluj-Napoca, str. I.C. Brătianu nr. 51); Eparhia Reformată de pe lângă Piatra Craiului (Oradea, str. Sulyok István nr. 9); Biserica Unitariană Maghiară (Cluj-Napoca, B-dul 21 Decembrie 1989 nr. 9); Biserica Evanghelică-Luterană din România (Cluj-Napoca, str. 21 Decembrie 1989 nr. 1); Casa de Pensii a Bisericii Reformate (Cluj-Napoca, P-ța Avram Iancu nr. 15); Casa de Pensii a Bisericii Unitariene (Cluj-Napoca, B-dul 21 Decembrie 1989, nr. 9); Casa de Pensii a Bisericii Evanghelice-Luterane; ANAF.
   • Durata de păstrare / stocare a datelor cu caracter personal: dosarele depuse pentru aplicație se păstrează până la sfârșitul perioadei de contestații pentru cei respinși; se atașează dosarului de angajat pentru cei admiși; documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani; registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva ITP timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite; statele de salarii se păstrează timp de 50 de ani.
3. Obligațiile izvorâte din calitatea sa de prestator de servicii de alimentație prin cantina studențească, respectiv de închiriere locuințe de serviciu și spații universitare – în subsidiar
   • Temeiurile in baza cărora ITP prelucrează datele cu caracter personal: Codul Civil, legislația financiar-contabilă, consimțământul persoanei în cauză.
   • Persoane vizate: clienții persoane fizice, reprezentanții clienților persoane juridice.
   • Categorii de date cu caracter personal prelucrate: date de identificare necesare în contractele de prestări servicii/ închiriere; date de identificare necesare la facturare; număr de telefon și email pentru contact.
   • Entități terțe către care ITP poate furniza datele cu caracter personal din propria baza de date: ANAF, cenzorul.
   • Prelucrarea de date prin persoane împuternicite: Nu este cazul.
   • Durata de păstrare / stocare a datelor cu caracter personal: cu excepția situației în care legea prevede altfel, de regulă ITP va prelucra datele personale furnizate pe perioada existenței unui contract între persoana furnizor de date și ITP, plus o perioadă de trei ani de la încetarea acestuia; documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani.
4. Monitorizarea video a securității persoanelor, spațiilor și/sau bunurilor
   • Temeiurile in baza cărora ITP prelucrează datele cu caracter personal: protejarea spațiilor și/sau a bunurilor, siguranța persoanelor, accesul în clădirea și curtea ITP.
   • Persoane vizate: toate persoanele care accesează clădirea și curtea ITP.
   • Categorii de date cu caracter personal prelucrate: imagini video cu persoanele care accesează clădirea și curtea ITP; numele și prenumele persoanelor care accesează pietonal dinspre str. Argeș; numărul de înmatriculare al autovehiculelor care au drept de acces pentru parcare.
   • Entități terțe către care ITP poate furniza datele cu caracter personal din propria baza de date: firmei care întreține rețeaua; administratorului de rețea.
   • Prelucrarea de date prin persoane împuternicite: Autonom Tech SRL (Loc. Vlaha, str. Principală nr. 450, jud. Cluj), K. Cs.-S. PFA (Mun. Gheorgheni, str. Cimitirului, nr. 28, jud. Harghita).
   • Durata de păstrare / stocare a datelor cu caracter personal: 1 lună de la înregistrarea imaginilor.
5. Alte scopuri în care ITP prelucrează datele cu caracter personal
   În afara scopurilor prezentate detaliat în cadrul secțiunilor anterioare, ITP prelucrează datele cu caracter personal și în alte scopuri, precum:
   • realizarea analizelor și ținerea evidențelor de gestiune economică, financiară și/sau administrativă;
   • administrarea în cadrul departamentelor interne a serviciilor;
   • evaluarea și monitorizarea comportamentului financiar-comercial al clienților pe parcursul derulării relației de afaceri cu ITP;
   • soluționarea litigiilor, investigațiilor sau oricăror altor petiții/plângeri/solicitări în care ITP este implicat;
   • realizarea activităților de audit;
   • realizarea și transmiterea de raportări către instituțiile competente să le recepționeze în conformitate cu prevederile legale aplicabile ITP;